- 連載
- マンガで事例研究
- 2021.04.01掲載
え？ この情報、もう終わったイベントじゃないか。なんで今ごろ回覧板が回ってくるんだ。誰か何日か止めていたのかな!? いやいや、我が家だってそんなことあったし、人のこと言えないな。最近、在宅勤務が増えて、掲示板の前もあまり通らないから、知らないことが増えた気がするな。そういえば、キッチンカーが来ていたんだっけ。あとで知ったけれど、食べたかったな……。
●マンションの情報の伝達
みなさんのマンションでは、マンションの管理や暮らしに必要な情報はどんなふうに届けられていますか？
私が住むマンションには管理組合と自治会があります。それぞれから、月1～2回程度、回覧板で情報が伝えられます。隣近所の方と声をかけながら回す回覧板は、ひとつのコミュニケーションツールになっています。出張が続いたり長期不在になると、回覧板が止まってしまうことになるので、そんなときは、両隣に「いつからいつまで不在にします」というメッセージカードを届けるようにしています。
また、定期的に管理組合や自治会のニュースが載った広報誌が全住戸に配付されます。こちらにはじっくり読む情報、確実にみんなに伝えるべき情報が載っています。「今度、あそこの駐車場を工事します。工事期間は○○～○○」といった重要情報や、理事会で話し合っていることなどです。
マンションの入り口には掲示板があります。あるとき掲示板の前を通ったら、「△△マンションでは民泊禁止です。理事会で決定しました」と大きく書かれていました。早めの対応に、「うちのマンションはしっかりしているな。それに、この掲示はマンション内だけでなく外の人の目にも触れるので、民泊予防に『効果あり』だな」と感心しました。
10年前のことですが、東日本大震災の際には、管理組合の対応に本当に助けられました。水道が約3週間止まり、行政の防災無線で「〇〇小学校で、いま、給水をしています」と流れてきましたが、うまく聞き取れないし、〇〇小学校の位置がわからず、逆に不安になりました。そんな時、すぐに管理組合から全住戸に「給水場所」の案内が届きました。毎日変化する情報を、早く確実に届けてくれたことには本当に心から感謝しました。しかし、災害時に電気が止まることもあり、コピー機や印刷機が必ずしも使えるとは限りません。その際に大活躍したのはホワイトボードでした。刻々と変化する情報をみんなに伝える重要なツールになりました。
マンションには共有すべき様々な情報があります。そして、それを伝えるべく多様なツールもあります。今回は情報の伝達方法について、考えていきましょう。
●総会や理事会で話し合ったことの伝達方法
総会の前には、総会議案書が届けられます。委任状や議決権行使書を書いたら、区分所有者の役割はもう終わりだと思っていませんか。総会に出席して、どんな議論がされて、どう決まったのかの確認は大事です。総会に参加できなくても、決議された内容を確認することは重要です。なぜなら、マンションでは、決まったことに従うということがすべての区分所有者に求められるからです。
では、みなさんのマンションでは、総会で決まったことをどのように区分所有者に伝えているのでしょうか。国土交通省が約5年に1回実施している「マンション総合調査」では、総会で決まったことを伝えるのは、各戸配付が約9割と最も多くなっています。あわせて、約2割で掲示板による伝達もあります（図1）。また、理事会で決まったことについて約3割のマンションでは広報を「行っていない」となっていますが、各戸配付が約6割、掲示板での伝達は約3割になっています（図2）。
理事会で話し合ったことを伝えていないマンションもあるようですが、自分が住んでいるマンションでどんなことが話題になっているのか、何が課題になっているのかの情報の共有は必要です。そうしないと、居住者・所有者のマンションへの関心がますます低くなっていき、総会への出席状況も悪くなり、大事なことが決められないということになりがちです。理事会で決まったことの情報伝達について全戸配付が難しい場合は、掲示から始めてみるのはいかがでしょうか。以前訪問したマンションでは、エレベーター内に理事会だよりが貼ってありました。また、掲示のしかたに工夫があってもいいですね。掲示期限が経過したものは速やかに取り外すことは当たり前として、コーナーを作ってわかりやすくしたり、イラストを添える等すると楽しくなりそうです。
また、賃貸化が進んだ場合には、不在所有者が増えますので、こうした方々にもマンションの情報を伝えることが大切になります。
図1. 総会で決まったことの伝え方 （複数回答）
単位（％）
図2. 理事会で決まったことの伝え方（複数回答）
単位（％）
